Gambaran Peranan

Kami sedang mencari Pembantu Eksekutif yang sangat teratur, fokus terhadap perincian, dan proaktif untuk memberikan sokongan pentadbiran yang menyeluruh kepada eksekutif senior kami. Calon yang ideal adalah seorang profesional berpengalaman dengan kemahiran komunikasi lisan dan tulisan yang cemerlang, keupayaan interpersonal yang kuat, dan kapasiti untuk mengendalikan maklumat yang sensitif dengan kecermatan tinggi. Peranan ini memerlukan seseorang yang dapat meramalkan keperluan, mengurus pelbagai keutamaan, dan melaksanakan tugas dengan cekap dan tepat pada masanya.

Tanggungjawab:

 Sokongan Pentadbiran:

• Mengurus dan mengekalkan kalendar, jadual, dan temu janji eksekutif.
• Mengatur dan menyelaraskan perjalanan, penginapan, dan jadual perjalanan.
• Menyediakan dan menyusun dokumen, laporan, pembentangan, dan surat-menyurat.
• Menapis dan memprioritaskan email, panggilan telefon, dan surat yang diterima.
• Mengendalikan maklumat sulit dengan teliti dan profesional.
• Menjaga sistem pengarkiban yang teratur (baik elektronik dan fizikal).

 Penyelarasan Mesyuarat:

• Menjadual dan menyelaraskan mesyuarat, termasuk menyediakan agenda, mengambil minit, dan mengedarkan bahan.
• Mengatur dan mengurus logistik untuk mesyuarat, persidangan, dan acara.
• Mengikuti item tindakan dan memastikan penyelesaian tepat pada masanya.

 Komunikasi & Perantara:

• Bertindak sebagai titik hubungan antara eksekutif dan pemangku kepentingan dalaman/luaran.
• Draf dan edit surat menyurat, laporan, dan pembentangan.
• Menyediakan dan mengedarkan minit mesyuarat dan item tindakan.
• Berkomunikasi dengan berkesan dengan semua peringkat organisasi.
• Membantu dengan projek khas dan tugas pentadbiran lain seperti yang diperlukan.

Kelayakan:

 Ijazah sarjana muda atau pengalaman setara dalam bidang berkaitan.

 Pengalaman minimum 10 tahun sebagai Pembantu Eksekutif atau dalam peranan pentadbiran yang serupa.

 Kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang cemerlang.

 Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang kuat.

 Mahir dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

 Keupayaan untuk memprioritaskan tugas dan mengurus pelbagai projek secara serentak.

 Tahap kerahsiaan dan kecermatan yang tinggi.

 Perhatian yang kuat terhadap perincian dan ketepatan.

 Keupayaan untuk bekerja secara berdikari dan sebagai sebahagian daripada pasukan.

 Kemahiran interpersonal yang cemerlang dan sikap profesional.

 Adaptif kepada keutamaan yang berubah dan mampu berkembang dalam persekitaran yang pantas, menunjukkan kelincahan dan ketahanan.

 Berpengalaman bekerja dengan individu-individu bertahap tinggi dari pelbagai latar belakang budaya.

Kemahiran Pilihan:

 Pengalaman berkomunikasi dengan pelanggan antarabangsa.

 Pengetahuan tentang prinsip perakaunan asas.

 Pengalaman dalam perancangan dan penyelarasan acara.

Sila rujuk kepada penerangan pekerjaan.