Pentadbiran

• Mengurus kalendar dan memastikan bahawa semua aktiviti dan penanda adalah terkini
• Mengatur mesyuarat, persidangan, dan aktiviti dalaman serta luaran yang lain; menempah bilik persidangan dan tempat; dan menyelaras dengan semua pihak yang terlibat
• Merancang dan menyediakan semua keperluan berkaitan perjalanan (iaitu, penerbangan / kereta api, hotel, kereta, jadual perjalanan, dll.)
• Merancang dan mengatur aliran kerja untuk mematuhi had masa yang ditetapkan bagi memenuhi tarikh akhir
• Mewujudkan dan menyimpan maklumat hubungan dan senarai pengedaran e-mel
• Berhubung dengan kumpulan sokongan perniagaan bagi dan bagi pihak peruntukan pihak berkepentingan
• Melaksanakan projek yang diberikan dengan berkesan dan dalam masa yang tepat
• Membantu dalam pengurusan perbelanjaan
• Mengurus sebarang tugas lain yang diminta secara wajar oleh semua peruntukan pihak berkepentingan dan pasukan kepimpinan perkhidmatan

Komunikasi

• Mengendalikan panggilan telefon bagi dan bagi pihak peruntukan, menjawab seperti yang sesuai dan/atau memastikan bahawa semua mesej disampaikan dengan tepat pada masanya
• Menulis atau menyemak surat, memo, laporan, e-mel, dll., mengikut gaya dan format Syarikat yang betul; menyemak dan menyunting kandungan dan surat-menyurat untuk membetulkan tatabahasa, ejaan dan tanda baca; menghasilkan dan mentranskripsikan pengucapan
• Membantu dengan projek-projek dan pengaturan logistik yang diketuai oleh peruntukan melalui penyelarasan dalaman/luaran dengan pelbagai kumpulan
• Merancang dan mengatur aliran kerja untuk mematuhi had masa yang ditetapkan bagi permintaan/peruntukan, bagi memastikan memenuhi tarikh akhir
• Mendahulukan, mengurus pelbagai tugasan, dan mengkomunikasikan status dan kemajuan tugasan dalam masa yang tepat
• Menggunakan sistem yang berkesan untuk memastikan bahawa kedua-dua tugas jangka pendek dan panjang diselesaikan dalam garis masa yang diperlukan

Pengurusan Hubungan

• Menggunakan pertimbangan yang baik pada setiap masa; bertanya soalan susulan jika arahan tidak jelas, berkomunikasi secara berkesan maklum balas, kebimbangan, isu, dan jalan penyelesaian
• Menunjukkan perhatian yang sangat baik terhadap perincian dan mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang prosedur dan sumber Jabatan dan Firma, dan mempertahankan serta memanfaatkan ini
• Memastikan semua maklumat terhad, perkara, isu, dan kesan peribadi semua peruntukan dilayan dengan kerahsiaan yang tinggi
• Membina hubungan baik dengan ahli pasukan lain dan merentasi Firma

Kelayakan

• Ijazah Sarjana Muda atau Ijazah Bersekutu adalah perlu. Diploma pasca ijazah dan/atau ijazah sarjana adalah kelebihan, tetapi tidak diperlukan.
• Sekurang-kurangnya satu tahun pengalaman kerja yang relevan sebagai Pembantu Jarak Jauh / Eksekutif / Pentadbiran dengan pendedahan kepada firma guaman antarabangsa yang besar atau organisasi yang setara.

Keperluan Pekerjaan yang Penting

• Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang cemerlang
• Pengetahuan pertengahan tentang Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint
• Kemahiran interpersonal yang cemerlang dengan keupayaan untuk menyeimbangkan menjadi penyumbang individu dan pemain pasukan
• Dipercayai dalam mengurus dan menangani perkara-perkara dan maklumat sulit
• Mempunyai pendekatan positif terhadap pengurusan tugasan harian dan dapat dengan cepat membina keyakinan, penghormatan, dan kepercayaan dengan orang lain
• Dapat kekal tenang di bawah tekanan dan bekerja dengan tarikh akhir yang ketat
• Tepat dan berorientasikan penyelesaian dengan rasa segera yang kuat untuk pro-aktif menyelesaikan cabaran
• Kemahiran pengurusan dan pengcoordian yang cemerlang; selesa mengurus keutamaan dari pelbagai pihak
• Manner telefon yang cemerlang dan pengetahuan yang kompeten tentang sistem telefon
• Kemampuan pengurusan jadual yang kuat dan kemampuan untuk mengekalkan susulan secara konsisten
• Pemain pasukan proaktif
• Pengetahuan tentang Microsoft Visio dan SharePoint adalah kelebihan
• Latar belakang undang-undang adalah kelebihan

Sila rujuk kepada penerangan pekerjaan.