Administrativo

• Gestionar calendarios y asegurar que todas las actividades y marcadores estén actualizados
• Organizar reuniones, conferencias y otras actividades internas y externas; reservar salas de conferencias y lugares; y coordinar con todas las partes involucradas
• Planificar y preparar todas las necesidades relacionadas con los viajes (es decir, vuelos / trenes, hoteles, coches, itinerarios, etc.)
• Planificar y organizar el flujo de trabajo para cumplir con las restricciones de tiempo establecidas con el fin de cumplir con los plazos
• Crear y mantener información de contacto y listas de distribución de correos electrónicos
• Coordinarse con grupos de apoyo empresarial en nombre de las asignaciones de los interesados
• Llevar a cabo proyectos asignados de manera efectiva y oportuna
• Asistir en la gestión de gastos
• Realizar cualquier otra tarea que sea razonablemente solicitada por todas las asignaciones de los interesados y los equipos de liderazgo de servicio

Comunicación

• Atender llamadas telefónicas en nombre de la asignación, respondiendo de manera apropiada y/o asegurando que todos los mensajes se transmitan de manera oportuna
• Redactar o revisar cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, etc., en el estilo y formato adecuado de la empresa; corregir y editar contenido y correspondencias para corregir gramática, ortografía y puntuación; producir y transcribir dictados
• Asistir con proyectos y arreglos logísticos que están siendo dirigidos por las asignaciones a través de la coordinación interna/externa con varios grupos
• Planificar y organizar el flujo de trabajo para cumplir con las restricciones de tiempo establecidas por solicitud/asignación, para asegurar que se cumplan los plazos
• Priorizar, gestionar múltiples tareas y comunicar el estado y progreso de las tareas de manera oportuna
• Utilizar sistemas efectivos para asegurar que tanto las tareas a corto como a largo plazo se completen dentro de los plazos requeridos

Gestión de Relaciones

• Utilizar buen juicio en todo momento; hacer preguntas de seguimiento si las instrucciones no están claras, comunicar de manera eficiente comentarios, preocupaciones, problemas y soluciones
• Mostrar excelente atención al detalle y tener un conocimiento exhaustivo de los procedimientos y recursos del departamento y la firma, y mantener y utilizar estos
• Asegurar que toda la información restringida, asuntos, problemas y efectos personales de todas las asignaciones sean tratados con la máxima confidencialidad
• Fomentar buenas relaciones con otros miembros del equipo y a través de la firma

Calificaciones

• Se requiere un título de Bachelor o Associate degree. Un diploma post-bachillerato y/o un título de maestría es ventajoso, pero no obligatorio.
• Al menos un año de experiencia laboral relevante como Asistente Remoto / Ejecutivo / Administrativo con exposición a una gran firma de abogados internacional o una organización equivalente.

Requisitos Esenciales del Trabajo

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral
• Conocimiento intermedio de Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint
• Excelentes habilidades interpersonales con la capacidad de equilibrar ser un contribuyente individual y un jugador de equipo
• Digno de confianza en la gestión y manejo de asuntos e información confidencial
• Tiene un enfoque positivo hacia la gestión de tareas diarias y puede generar rápidamente confianza, respeto y confianza con otros
• Es capaz de mantener la calma bajo presión y trabajar con plazos ajustados
• Orientado a detalles y soluciones con un fuerte sentido de urgencia para resolver desafíos proactivamente
• Excelentes habilidades de organización y coordinación; cómodo gestionando prioridades de múltiples partes
• Excelente manera de contestar el teléfono y conocimiento competente del sistema telefónico
• Fuertes capacidades de gestión de programación y seguimiento constante
• Jugador de equipo proactivo
• Conocimiento de Microsoft Visio y SharePoint es una ventaja
• Antecedentes legales son una ventaja

Por favor, consulte la descripción del trabajo.